De 5W-er i planlegging: hvordan planlegger vi effektivt

Publisert den Skrevet i Diskusjon, Dokumentasjon, Metodikk, Planlegging, PMBOK, PMI

For å planlegge riktig i et prosjekt, er vi nødt til å forstå hvilke krav de forskjellige stakeholders har. Dessverre ser vi at mange prosjektledere bruker lite tid med dette sammenlignet med for eksempel tiden de bruker med ressursplanlegging. Å ikke bruke den nødvending tid og innsatts på dette, kan føre til avvik senere i prosjektet. Med andre ord, hvis det vi jobber med ikke er akkurat det kunden vår vil, da det vi gjør er bare å kaste bort tiden og penger.

På denne fase har vi ulike verktøy som skal hjelpe oss å planlegge effektivt og å fokusere på det vår kunde vil ha.

Først vil vi minne på at en Project Charter må alltid være på plass når vi begynner et prosjekt. I dette dokument må vi ha beskrevet i detaljer de ulike mål vi har i prosjektet. Når målene er definert og alle er enige om at de stemmer, må vi sitte sammen med de ulike stakeholders for å finne ut hvilke krav de har. For dette kan vi bruke mange forskjellige verktøy, som brainstorming, Delphi, Affinity Diagrams, osv. Disse skal hjelpe oss å identifisere det vår kunde vil virkelig ha, og hvilke forventninger de har.

Andre steg, når vi har listet de forskjellige krav, er å sjekke om disse stemmer med det som står på Project Charter. Når dette er gjort, må vi rangere de fra mest til mindre kritisk i henhold til det vi har skrevet på Statement of Work (SoW) delen av Project Charter.

Etter det, det vi må gjøre er å lage en Requirements Traceability Matrix, som skal hjelpe med:

  • Knytte hvert krav til et konkret mål. Dette er viktig for å forstå det vi gjør i den generelle sammenheng av prosjektet.
  • Når vi går videre i et prosjekt, dette verktøy kan gi oss en god oversikt om kravene, og vi kan lett se om de blir ferdig på en riktig måte.

Spørsmålet er da, hvilken metode kan jeg bruke for å forstå alle de kravene på en riktig måte?

Det vi anbefaler er å holde det så lett som mulig, og derfor synes vi den 5 W’s metode er en av de mest aktuelle:

  • What? Hva trengs det?
  • Why? Hvorfor trenger vi akkurat denne funksjonalitet i prosjektet?
  • Who? Hvem er den som skal bruke dette?
  • Where? Hvor skal dette krav brukes?
  • When? Når skal vi bruke det?

Disse fem spørsmålene må vi stille alle de stakeholders som er involvert i de forskjellige kravene. Sånn kommer vi til å ha en bedre forståelse på akkurat det de vil ha og hvorfor er det viktig for dem. Når vi har denne informasjon på plass, kan vi fylle ut vår Requirements Traceability Matrix på en riktig og enklere måte.

Er du medlem i PMI, kan du laste ned gratis et veilednings dokument som går dypere i dette tema. Bare klikk her for å hente det.

Bruker du andre verktøy eller metoder for å identifisere kravene til dine prosjekter? Vi vil gjerne høre om de i kommentarfeltet nedenfor!