Stakeholders matrise

Publisert den Skrevet i Diskusjon, Dokumentasjon, Metodikk, Planlegging, PMBOK, PMI, Stakeholders

Mye og lenge er blitt skrevet om stakeholders. Den er en vanskelig gruppe å kontrollere, siden mange av dem er eksterne personer eller organisasjoner. Men det som er klart, er at for å lykkes i et prosjekt må alle stakeholderne bli fornøyd og deres krav og behov oppfylt.

For å hjelpe å simplifisere hvordan vi håndterer stakeholderne, vil vi presentere i dette innlegg et verktøy vi kaller for Stakeholders Matrise. Den er enkelt å lage, bare i tre steg, og enkel og oppdatere gjennom prosjektslivet.

Først, vil vi definere hva forstår vi når vi snakker om prosjekt stakeholders. For oss, stakeholders er alle personer eller organisasjoner som enten har en viss interesse i vårt prosjekt, eller som blir på en eller annen måte, påvirket av prosjektet.

Vi liker alltid å understreke at prosjektets suksess er avhengig, i stor grad, av våre egenskaper til å kommunisere, forholde seg til og håndtere våre stakeholders. Dette er vanskeligere enn det kan se ut, siden alle individer har forskjellige ideer og forventninger om hva prosjektet skal produsere.

Generelt sett, kan vi dele våre stakeholderne i to store grupper. Den første kan vi kalle for «venner» og inneholder alle de som skal faktisk hjelpe oss gjennom veien til å lykkes med å gjøre vår jobb enklere. Den andre gruppe kaller vi for «ikke så interesserte» i prosjektet. Her samler vi alle som føler at prosjektet kommer til å ha en negativ påvirkning for dem.

Logisk nok, er den andre gruppe som vi må fokuserer på og jobbe ekstra hardt med. Det er avgjørende at vi identifisere de som hører til denne gruppen så tidlig som mulig. Særlig om noen eller flere av dem har stor makt eller påvirknings kraft. Vi må begynne med en gang til å tilfredsstille dem, sånn at de snart kan også se verdien prosjektet har for dem.

Siden dette er vanskelig, må vi tidlig i prosjektet ha på plass et verktøy som skal hjelpe oss å håndtere disse stakeholders.

Som dere ser på bildet, er matrisen egentlig enkel å lage. For å lage den, må vi følge disse 3 steg:

  1. Identifiser stakeholderne i prosjektet

Her må vi bruke så mye tid som det er nødvending. Å finne ut lengre inn i prosjektet at vi ikke har identifisert alle stakeholders på en riktig måte, kan faktisk bety at prosjektet kan mislykkes. I bestefall, blir det «bare» forsinkelser og ekstra kostnader. Derfor anbefaler vi å virkelig fokusere på dette.

  1. Dokumenter egenskaper

I denne fase må vi dokumentere de forskjellige egenskaper de ulike stakeholders har. Først om de er interne (medarbeiderne, lederne, partnere, osv.), eller eksterne (kunder, offentlige aktører, media, osv.). Og så, hva deres ulike forventninger av prosjektet er.

  1. Lag en Stakeholders Matrise

Her må vi dele de ulike stakeholders i henhold til deres interesse i vårt prosjekt og i henhold til hvor mye påvirknings makt de har. En liten forklaring av de forskjellige farger:

  1. Grønn firkant: Stakeholders med stor interesse og mye påvirkningskraft. Disse må vi ha alltid så nær som mulig, og jo mer involvert de er i prosjektet, jo mye mer skal de hjelpe oss.
  2. Rød firkant: Stor makt, men lite interesse. Disse er de som er farligst. De har muligheten til å gjøre at vårt prosjekt mislykkes. Derfor er det essensielt at vi involverer dem så tidlig som mulig, og at vi håndterer de aktivt. De må alltid være informert og føle at deres stemme er hørt.
  3. Blå firkant: Med lite makt, og lite interesse. Disse skal vi bare overvåke for å se om det er endringer om hvordan de ser prosjektet.
  4. Grå firkant: Med lite makt, men med stor interesse. Disse hører også til den «venner» gruppe vi snakket om før. Siden de har stor interesse, kan de være en kilde av god tilbakemelding. Og selv om de ikke har stor påvirkningskraft, er det viktig å holde dem oppdatert.

Husk at dette verktøyet er nyttig bare hvis vi holder det oppdatert. Derfor må vi alltid jobbe to ekstra steg:

  1. Håndtere stakeholderne i henhold til det som står i matrisen.
  2. Oppdatere matrisen når vi ser endringer i stakeholderne.

Dersom du følger alle stegene, skal du snart se at oppfølging blir mye enklere. I tillegg, kommer nye medarbeiderne i prosjektet, kan matrisen hjelpe den person til å forstå fort stakeholdernes bilde. Men ikke glem at matrisen er et internt dokument, derfor må matrisen ikke deles til andre folk utenfor kjernegruppe i prosjektet.

Kan du andre verktøy for å håndtere stakeholders? Vi vil gjerne høre fra deg i kommentarfeltet nedenfor!

Leave a Reply

avatar
  Subscribe  
Notify of