3 ideer for å holde effektive møter

Posted on Posted in Diskusjon, Fremtid, Lag, Ledelse, Metodikk, Performance, Planlegging

Vi lever i en tid hvor der ser ut som det eneste vi gjør på jobben, er å sitte i møter. Det verste er at mange ganger følger vi at de alle fleste er bortkastet tid.

Derfor vil vi i dag anbefale tre ideer som kan hjelpe å gjøre møtene våre mer dynamiske. Et møte kan være et veldig nyttig verktøy, der vi kan få mye gjort. Men som alle verktøy, må vi vite hvordan vi bruker de på en fornuftig måte.

1. Hjemmelekser

I vår erfaring de alle fleste møter som feiler, gjør det på grunn av dårlig forberedelse. Det er ikke uvanlig at mange som stiller til et møte vet ikke hva som møtet handler om. Eller, de vet hva som skal snakkes om, men ikke hva er poenget til møtet. Andre ganger det er bare at, selv om de har fått informasjon om det, de har ikke lest på forhånd alt som trengs.

Derfor må vi alltid sende på en klar måte at alle som skal delta må forberede sakene før møtet begynner. Det holder bare om at de leser og sjekker generell om det tema som skal tas under møtet. Helst tenke litt om noe kreative ideer om hvordan kan vi løse problemet, sånn at de kan presenteres til de andre.

Uansett hva, er det kjempe viktig at vi ikke kommer til et møte uten å vite hva det handler om og uten å ha noen ideer om hva vi kan bidra med. Hvis vi gjør det, så er vi at møtene går bare rundt og rundt, blir unødvendige lange og usikkerheten bare øker.

Man merker veldig fort når alle deltakerne i et møte vet hva de vil og hva som er det ønskede resultat fra et møte: det blir engasjement, ideene flytter rundt og man merker at laget blir forsterket av det.

 

2. Lag en handlingsplan

For dette kan vi bruke et elektronisk verktøy, blyant og papir, en tavle, eller hva som helst. Men det er viktig at vi faktisk skriver ned en handlingsplan alle skal få med seg og som skal vise veien fremover.

Vi anbefaler å ha tre kolonner, der vi skriver ned på en tydelig måte alle handlinger som dukker opp for hver av de forskjellige punktene vi har på vår agenda. De tre kolonner må svare på tre forskjellige spørsmål:

  • HVA: Det som må gjøres
  • HVEM: Person som er ansvarlig for at den handlingen skal utføres
  • NÅR: Her må vi ha en bestemt dato der handlingen må være ferdig

Det er viktig at planen blir sendt umiddelbart til alle deltakerne i møtet. Men enda viktigere at planen blir gjennomført og at frister respekteres. Derfor en anbefaling er at en kopi av planen henges opp i et felles område der alle kan se den, så ingen glemmer den.

3. Kjøp en veggklokke

For lenge siden hørte jeg noen som sa at i dette livet finnes det 3 steder der man må en klokke: en togstasjon, i en pub og i et møterom. Overraskende mange møterom har ikke en klokke.

Det er viktig å ha den, fordi den skal hjelpe oss å være disiplinert. Tiden flyr, og det er ikke uvanlig at når man engasjerer seg i en diskusjon at plutselig er tiden gått. For å unngå dette, må den person som leder møtet, ha kontroll på tiden og styre møtet sånn at alle punktene er dekket. Det er bedre å kalle inn til et andre møte etterpå, enn å ha et møte der man har bare gått over halvparten av det som var planlagt.

En siste refleksjon vi vil dele er at møtene må brukes for å sette ting på gang, definere handlinger og bestemme hvem er ansvarlig for hva. Men møtet er ikke stedet der vi skal faktisk løse problemer. Det skal vi begynne å gjøre rett etter møtet.

Leave a Reply

Be the First to Comment!

avatar
  Subscribe  
Notify of