Sponsor: hva kan de gjøre for oss?

Posted on Posted in Diskusjon, Fremtid, Lag, Ledelse, Metodikk, Performance, Planlegging, Stakeholders

En av de mest kjente figurer i prosjektene, er den sponsor. Men ikke alltid er funksjoner den person har klare i våre prosjekter. Enda viktigere, mange ganger ser vi bort ifra alle muligheter en sponsor kan åpne for oss, eller hvordan han eller hun kan bidra til prosjektet.

Det er sånn at ofte er sponsoren vår kunde (det er tross alt sponsoren som betaler for prosjektet), men ikke alltid. Derfor må vi ha et åpent syn og prøve å identifisere alle de sterke sider den person har og som kan gjøre vårt liv som prosjektlederne enklere.

Med andre ord, vi må slutte å se sponsoren som bare den person som skal tildele midler (penger) til vårt prosjekt, og se at det finnes mange flere muligheter sponsoren har.

Først og fremst, må vi se sponsoren som rollen som sikrer at prosjektet er på linje med de forretnings mål i bedriften, og at disse mål (som må være definert i begynnelse av hvert prosjekt) er nådd gjennom prosjektets sitt liv. For å klare dette, en sponsor burde:

  • Gjøre det enklere for prosjektlederen og de andre rollene i laget å enklere forstå forretningskontekst prosjektet skal gjennomføres i. I tillegg er sponsoren en god kilde av erfaring og støtte.
  • Sikre at man har alle de nødvendige midler for at prosjektet skal gjennomføres. Også, hjelpe med å selge prosjektet gjennom hele organisasjonen, sånn at alle forstår hvorfor målet med hvert prosjekt.
  • Hjelpe prosjektlederen med å løfte saker, særlig når øverste ledelse må involveres i en sak.
  • Være en observant og hjelpe med kommunikasjon mellom laget, kunde og andre stakeholders i prosjektet.
  • Være et knutepunkt mellom prosjektet, forretning og bedriftsstrategien.

Sponsoren skal ikke blande seg i prosjektets sin hverdag, og skal ikke styre prosjektet. Men sponsoren må sende klare signaler gjennom hele organisasjonen at han eller hun støtter prosjektet, har en interesse at prosjektet skal lykkes og at prosjektet skal følges tett.

Det er ikke nødvendig (eller egentlig mulig) for sponsoren å ha kontroll på de minste detaljene i et prosjekt, men det er viktig at den person har en oversikt over hvor prosjektet befinner seg, om det finnes potensielle problemer, osv.

Derfor er det viktig at vi prosjektlederne ikke ser sponsoren som «sjefen», men som en reise-venn som har samme mål vi har.

Hva er prosjektlederens rolle i henhold til sponsoren?

Helt fra begynnelsen, må prosjektlederen gjøre en innsatts for å forstå sponsorens rolle i prosjektet. Dersom sponsoren virker uinteressert eller ikke involverer seg helt i prosjektet, må vi som prosjektlederne ta initiativ og gjøre hva som trengs for at sponsoren blir en aktiv del av prosjektet.

Det er veldig viktig at sponsoren er med i begynnelsen, særlig på start og planleggings faser. I disse tidligere faser kan vi vurdere i hvilken grad er sponsoren involvert i prosjektet. Sponsoren skal også hjelpe oss tidlig i prosjektet å definere ansvar og prioriteringer. Om vi ikke gjør dette, er det mulig at vi havner i en situasjon der vi har feil forventninger og andre problemer gjennom prosjektets sitt liv.

En involvert og motivert sponsor, som er med helt fra begynnelsen, blir en sterk alliert som skal sikre at prosjektet blir ikke forhindret og som skal hjelpe å løse eventuelle problemer som kan dukke opp.

Sponsors rolle er ofte misforstått, eller begrenset. Derfor anbefaler vi at du leser en White Paper fra PMI-en der de skriver om dette. Du kan laste den ned her.

Hva er din mening om sponsoren? Har sponsoren en stor eller lite påvirkningskraft i din organisasjon? Vi vil gjerne høre din erfaring.

Leave a Reply

Be the First to Comment!

avatar
  Subscribe  
Notify of