Hva betyr å lære fra erfaring i prosjektledelse?

Posted on Posted in Diskusjon, Fremtid, Lag, Ledelse, Metodikk, Performance, Planlegging, PMBOK

Når vi er ferdige med et prosjekt, sitter vi med en haug av informasjon av ting som har skjedd og som kan bli brukt til å lære noe av det. Eller ikke.

Vi opplever at i de alle fleste tilfeller en lessons learned aktivitet blir bare å lage en liste med ting som kunne har gått bedre, men at det liste blir aldri tatt i brukt.

Hvis vi ser på hva PRINCE2 sier om dette, finner vi en veldig interessant vinkel for å se på hvordan vi kan være bedre med lessons learned å gjøre. Først og fremst, at å lære fra erfaringer er ett av de 7 filosofiske prinsipper av denne standarden. Men også at det holder ikke med å bare lage en liste av ting vi har lært gjennom prosjektets sitt livet.

For å være effektive, må vi:

  1. Alt informasjon vi har samlet må revideres sammen med andre slags informasjon vi kan samle fra andre steder utenfor vår organisasjon.
  2. Det vi lærer må tas i bruk i alle prosjekter vi har, til og med de som er allerede i gang. Hvorfor skal vi vente med å gjøre ting bedre?
  3. Alt vi lærer må deles med resten av organisasjonen.

Vi har egentlig to måter vi lærer ting. Den første og mest vanlig er å endre måten vi gjør det vi gjør for andre mer effektive måter. Denne første måte kaller vi for første orden.

Den andre typen, andre orden, går dypere enn den første. Når vi innfører den, i tillegg til å endre hvordan vi gjør ting, endrer vi også hvilken type observatør vi er.

Å ta det neste steget og bruke den andre orden skal gjøre oss til bedre ledere. Om vi klarer det, kan vi ha et nytt innblikk og en ny kapasitet til å tolke det som har skjedd i vårt prosjekt. For å forstå dette bedre, kan vi se på forrige eksempel. Tenk at vi har et prosjekt som sluttet å være gjennomførbart, dette fører til tre forskjellige tolkninger, aksjoner og resultater:

  1. At vi kan ikke lenger gjennomføre prosjekter betyr at det burde kanselleres. Men siden dette kan ha et negativt innvirkning på lagets rykte, i tillegg til at vi har brukt masse penger, osv. velger vi å fortsette med prosjektet. Resultatet er selvfølgelig at vi svikter, bruker enda mer penger og lagets sin rikte blir enda dårligere.
  2. Vi tenker at omstendigheter blir bedre, at dette skal gjøre prosjektet gjennomførbart igjen og siden vår organisasjon har mange ressurser, vi velger å fortsette. Her svikter vi også, og i tillegg er hele organisasjonen påvirket av dette.
  3. Siden prosjektet er ikke lenger nødvendig, det som er lurest og bedre for hele organisasjonen er å kansellere prosjektet. Å gjøre dette frigjør mange ressurser til andre prosjekter eller aktiviteter. Om vi velger dette alternativet, selv om prosjektet ble ingen suksess, hele organisasjonen blir positiv påvirket av vårt valg.

Andre ordens læring er den som gjør at vi kan flytte oss, forstå alle konsekvensene, regne de forskjellige kostnader i alle de alternativer vi har, forstå risiko, osv. Men samtidig gjør oss klare til å identifisere muligheter der vi bare så problemer, så kan vi ta bedre beslutninger. Med denne tankesett ser vi at det er ikke viktig det som skjer til oss, men hva vi gjør med det som skjer til oss.

Leave a Reply

Be the First to Comment!

avatar
  Subscribe  
Notify of