Miljøfaktorer i prosjektledelse

Posted on Posted in Diskusjon, Fremtid, Kommunikasjon, Lag, Ledelse, Metodikk, Performance, Planlegging, Stakeholders

Alle prosjekter drives innenfor et ramme formet av den organisasjon vi er i, de forskjellige stakeholders, stedet vi jobber, markedet, osv. Rammet vi jobber i er påvirket av mange faktorer vi kan ikke kontrollere, men som påvirker våre prosjekter. Denne påvirkningskraften kan være liten eller helt avgjørende, men vi kan ikke vite det før det skjer.

Vi må passe på disse faktorer og prøve å forutse hvordan de forskjellige faktorer kan påvirke vårt prosjekt. Vi skal skrive om de mest vanlige faktorer vi må kjenne og hvordan de kan påvirke våre prosjekter.

Bedriften

Siden de fleste prosjekter vi driver med er innenfor bedrifter, hvordan disse er organisert og fungerer, kan påvirke prosjektene i stor grad. Derfor må vi identifisere disse elementer:

–  Type struktur: Om strukturen er en matrise, eller hierarkisk, kan gjøre vårt liv enklere eller mye vanskeligere. Vi må derfor identifisere hvilken type organisasjon er den vi jobber i.

Standarder og prosesser: To organisasjoner som jobber med prosjekter kan fungere veldig annerledes dersom de ikke følger sammen standarden eller samme metodikk. Vi må vite hvordan vår organisasjon fungerer for å identifisere hvordan vi skal faktisk jobbe i vår hverdag.

Evaluasjon -og motivasjonssystemer: På samme måte, forskjellige organisasjoner har forskjellige måter de evaluerer og motiverer ansetter.

Verdier og kultur: Dette er veldig viktig, da dette definerer hvordan ansetter jobber og hva kan vi forvente fra ledelsen. Det som er vanskelig her, er at vanligvis finner vi ikke dette skrevet i et dokument.

Informasjonskanaler: Dette er spesiell viktig når vi skriver vår Communications Management Plan. Kommunikasjonskanaler kan variere mye fra en organisasjon til en annen.

Forretningsstrategi: Mange ser over dette, men strategien i vår organisasjon kan avgjøre om vårt prosjekt er prioritert eller ikke, eller bestemme deler av prosjektet. Å kunne vår organisasjons sin forretningsstrategi er essensiell for å lykkes med våre prosjekter.

Ressurser

Både menneskelige og teknologiske ressurser kan påvirke våre prosjekter. Dette er fordi mange ganger vår påvirkningskraft over dem er begrenset.

IT verktøy: Hvilke verktøy kan vi bruke for å drive våre prosjekter er mange ganger bestemt fra toppen i organisasjonen. Mange ganger må vi bruke det vi har, ikke det vi hadde ønsket å ha.

Informasjonssystemer: Dette er veldig relatert til forrige punktet. Men her snakker vi om databaser, wiki-sider, lessons learned dokumenter, osv.

Menneskelige ressurser: Vanligvis har vi tilgang bare til de ressurser som er blitt tildelt fra organisasjonen. Vi kan nesten ikke kontrollere deres erfaring, utdannelse eller lokasjon, for å nevne noen egenskaper. Det kan til og med hende at deler av vårt prosjekt er utført av eksterne organisasjoner vi ikke har noen kontroll over (tenk outsourcing).

Autoriteter

I hvilken industri vi jobber i, eller hvor jobber i, kan vi bli påvirket av følgende miljøfaktorer.

Standarder: Mange ganger er standarden vi må bruke bestemt av loven eller kontrakten. I tillegg kan vi jobbe i en organisasjon som har egne standarder for hele prosjektet eller deler av prosjektet (kvalitet, regnskap, osv.)

Prosesser: Særlig når vi tenker på hvem er involvert og tidsfrister. Dette er veldig relevant om vi jobber i internasjonale prosjekter, der vi må kjenne variasjoner i normer og tidsfrister fra et land til et annet.

Markedet

I vår erfaring er dette vanskelig å estimere. Mange ganger opplever vi at markedet endrer seg mens vi utfører vårt prosjekt. Her snakker vi om den generell økonomiske situasjon, eller endringer i vårt marked, nye konkurrenter, osv. Alt dette kan påvirke vårt prosjekt, eller endre prioriteringer i vår organisasjon og derfor interesse i vårt prosjekt.

 

Som vi har sett, finnes det mange og forskjellige faktorer som kan regnes som miljøfaktorer. Disse kan påvirke våre prosjekter og mange ganger er det veldig lite vi kan gjøre for å unngå dem. Derfor er viktig at vi vet at de finnes og hvordan de kan påvirke oss. Å vite om de mens vi planlegger kan være en god ide som kan spare oss for hodepiner i fremtiden.

Vi anbefaler å lage en liste med potensielle miljøfaktorer i hvert av våre prosjekter. Men ikke glem å oppdatere denne liste siden disse faktorer endrer seg med tiden.

Leave a Reply

Be the First to Comment!

avatar
  Subscribe  
Notify of